НДФЛ по подотчетным суммам

Имущество общества (юридического лица), находящееся в его собственности, обособлено (отделено) от имущества его участников. В свою очередь, имущество участников общества, которыми могут являться как юридические лица, так и граждане, существует отдельно от имущества общества и не связано с ним правовыми отношениями.

Под имуществом общества следует понимать вещи в гражданско-правовом смысле - движимое и недвижимое имущество (предметы, имущественные комплексы, земельные участки, животные, сельскохозяйственные насаждения и др.), деньги, ценные бумаги, иное имущество, в том числе имущественные права (права на вещи и обязанности, возникающие по поводу вещей), результаты интеллектуальной деятельности, включая исключительные права на них (интеллектуальная собственность).

Таким образом, деньги, полученные подотчетным лицом являются имуществом общества и подлежат контролю.

Также на все предприятия, объединения, организации и учреждения (в дальнейшем - предприятия) независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности распространяется обязанность по соблюдению Порядка ведения кассовых операций в РФ (утв. ЦБ РФ 22.09.1993 N 40).

Согласно п.11 указанного Порядка предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В соответствии с п.1 ст.30 НК РФ налоговые органы составляют единую централизованную систему контроля за соблюдением законодательства о налогах и сборах, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) в бюджетную систему Российской Федерации налогов и сборов, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) в бюджетную систему Российской Федерации иных обязательных платежей.

При проведении налогового контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью перечисления надога на доходы физических лиц, налоговые органы в обязательном порядке проверяют расчеты с подотчетными лицами.

Если подотчетные средства не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. По истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и должны облагаться НДФЛ, организация обязана исчислить с данных сумм НДФЛ, а при невозможности его удержать - письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если не истек срок исковой давности для их взыскания (ст. ст. 209, 226 НК РФ, ст. 196 ГК РФ)?

Налоговый кодекс РФ не содержит разъяснений по этому вопросу. Официальная позиция Минфина России (Письмо Минфина РФ от 24.09.2009г. № 03-03-06/1-160)заключается в следующем: удерживать НДФЛ нужно после того, как истек срок исковой давности для взыскания с работника подотчетных сумм. Есть судебные решения, в которых указано, что с подотчетных сумм, которые работник не вернул и срок исковой давности по возврату которых не истек, НДФЛ удерживать не нужно:

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2009 по делу N А05-7405/2007 Суд указал, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные под отчет, в доходы работников, поскольку не истек срок исковой давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Постановление ФАС Поволжского округа от 31.08.2006 по делу N А55-35478/05-43 Суд установил, что руководителю организации выдавались денежные средства под отчет, которые не были им возвращены. При этом срок исковой давности по возврату задолженности не истек. По мнению налогового органа, данные суммы являются доходом работника и облагаются НДФЛ. Суд отклонил довод инспекции и указал следующее: невозвращенные подотчетные средства образуют задолженность физлица перед организацией и не являются его доходом.

Таким образом, в организации должен быть приказ (или это устанавливается в составе приказа об учетной политике) об установлении срока выдачи денежных средств под отчет. По истечении срока, установленного руководителем, в течение 3 дней подотчетное лицо должно представить отчет по израсходованным суммам и произвести полный расчет (вернуть неизрасходованные деньги в кассу организации). Если расчет не произведен, в течение трех лет (срок исковой давности) организация может обратить взыскание на эти суммы, и подотчетное лицо обязано их вернуть. И только в случае списания этих средств из под отчета (прощение долга), возникает налогооблагаемая база по НДФЛ.